PERSONVERNERKLÆRING FOR EPILOG AS
Sist oppdatert: 11.09.2025
Personvernerklæring
1 Innledning. 2
2 Personopplysninger vi samler inn om deg 2
3 Hvordan vi behandler personopplysningene dine 3
4 Hvem vi deler personopplysningene dine med. 5
5 Overføring av personopplysninger utenfor EØS. 6
6 Hvor lenge vi lagrer personopplysningene dine. 6
7 Dine personvernrettigheter 6
8 Brukerens ansvar for å videreformidle denne personvernerklæringen. 7
9 Endringer i personvernerklæringen. 7
1 Innledning
Epilog AS (org.nr. 935609070) ("Epilog") er opptatt av ditt personvern og forplikter seg til å behandle personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.
Epilog behandler personopplysninger om personer som bruker våre nettsider og vår programvare, personer brukerne av vår programvareløsning legger inn informasjon om eller skal inngå en avtale med, kontaktpersoner hos våre tjenesteleverandører og samarbeidspartnere, potensielle jobbkandidater og andre som tar kontakt med oss.
Denne personvernerklæringen gir deg informasjon om Epilogs behandling av personopplysninger, herunder hvilke personopplysninger vi samler inn, hvorfor vi behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har i forbindelse med behandlingen av personopplysningene.
Epilog er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger beskrevet i denne personvernerklæringen.
Hvis du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger eller i forbindelse med denne personvernerklæringen, kan du kontakte Inger Sophie Haukeland (daglig leder) via e-post inger@epilog.no.
2 Personopplysninger vi samler inn om deg
Tabellen nedenfor viser hvilke personopplysninger Epilog samler inn om deg, og de typiske kildene til disse personopplysningene.
Kategori av personopplysninger | Beskrivelse | Kilde |
Grunnleggende data | Navn, e-postadresse og telefonnummer | Fra deg, den som er bruker av vår programvare eller arbeidsgiveren din |
Innloggingsdata | Brukernavn og passord | Fra deg eller vår programvare. |
Skifteinformasjon | Familierelasjon til avdøde og andre arvinger, hva du tilgodeses i et eventuelt testament fra avdøde, arv fra avdøde, innholdet i og eventuelt din signatur av arveavtale. | Fra deg eller den som er bruker av vår programvare eller fra vår egen programvare |
Informasjon om avtale- og forretningsforhold | Arbeidsgiver, tittel, personopplysninger i avtaler og kommersielle dokumenter, løpende kommersiell korrespondanse, fakturaer og møtereferater | Fra deg, arbeidsgiveren din eller våre ansatte |
Søkerdata | CV, søknad, attester, vitnemål/skoleuttalelser, kontaktinformasjon til referanser, intervju- og referansenotater og interne vurderinger | Fra deg, referanser og offentlige kilder |
Adgangs- og tilgangsdata | Informasjon om tilgang, inkludert tid og sted for tilgang | Fra deg og Epilogs IT-systemer |
Interaksjonsdata fra sosiale medier | Brukernavn, likes og kommentarer | Fra deg |
3 Hvordan vi behandler personopplysningene dine
Epilog vil kun behandle personopplysninger om deg når vi har minst ett av følgende behandlingsgrunnlag:
i) Du har gitt ditt samtykke til behandlingen, jf. GDPR artikkel 6 (1)(a).
ii) Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som du er part i, eller for å iverksette tiltak på din anmodning før inngåelse av en avtale, jf. GDPR artikkel 6 (1)(b).
iii) Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse Epilog er underlagt, jf. GDPR artikkel 6 (1)(c).
iv) Behandlingen er nødvendig for formål knyttet til en legitim interesse som forfølges av Epilog eller en tredjepart, og slike interesser ikke overstyres av dine interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter som krever vern av personopplysninger, jf. GDPR artikkel 6 (1)(f).
Tabellen nedenfor angir formålet med Epilogs behandling av personopplysningene dine, kategoriene av personopplysninger som Epilog behandler for hvert formål og behandlingsgrunnlagene for behandlingen.
Formål | Kategorier av personopplysninger | Rettslig grunnlag | Oppbevaringsperiode |
For å levere vår programvare i tråd med avtalen med brukerne | Grunnleggende data og skifteinformasjon | ii) Behandlingen av brukerens personopplysninger er nødvendig for å oppfylle avtale om levering av programvare med brukeren.iv) Behandlingen av andre arvingers personopplysninger er nødvendig for å oppfylle Epilogs berettigede interesse i å levere en god og fullstendig løsning i tråd med avtalen med brukeren | Så lenge vi har rettigheter eller forpliktelser i det aktuelle avtaleforholdet, og inntil foreldelsesfristen for slike rettigheter og forpliktelser har utløpt |
Får å inngå avtale med våre brukere og gi brukerne tilgang til vår programvare | Grunnleggende data og innloggingsdata | ii) Behandlingen er nødvendig for å inngå og oppfylle avtale om levering av programvaren med brukeren | Så lenge vi har rettigheter eller forpliktelser i det aktuelle avtaleforholdet, og inntil foreldelsesfristen for slike rettigheter og forpliktelser har utløpt |
For å overholde Epilogs rettslige forpliktelse til å holde arkiv | Grunnleggende data og skifteinformasjon | iii) Behandlingen er nødvendig for å oppfylle Epilogs rettslige forpliktelse etter advokatloven | Så lenge pålagt i advokatloven, som er minst ti år og lenger dersom oppdragets karakter eller dokumentenes innhold tilsier det |
For å ivareta sikkerheten i lokalene våre | Grunnleggende data og adgangs- og tilgangsdata | iv) Epilogs berettigede interesse i å ivareta sikkerheten i våre lokaler | Innen 90 dager fra tilgangen |
For å administrere virksomheten vår og ivareta våre kontraktsmessige rettigheter og forpliktelser | Grunnleggende data og data om kontrakts- og forretningsforhold | iv) Epilogs legitime interesse i å administrere vår virksomhet og ivareta våre kontraktsmessige rettigheter og forpliktelser | Så lenge vi har rettigheter eller forpliktelser i det aktuelle avtaleforholdet, og inntil foreldelsesfristen for slike rettigheter og forpliktelser har utløpt |
Markedsføring og promotering av Epilog | Grunnleggende data | i) Ditt samtykke til digital markedsføringiv) Epilogs berettigede interesse i å markedsføre selskapet vårt via telefon og SMS/e-post til eksisterende kunder for å øke salget | Inntil du trekker samtykket tilbakeInntil du ikke lenger er kunde hos oss |
For faktura- og bokføringsformål | Grunnleggende data | iii) Behandlingen er nødvendig for å oppfylle Epilogs rettslige forpliktelser etter bokføringsloveniv) Epilogs legitime interesse i å motta betaling for sine tjenester og produkter | Så lenge pålagt i lov, herunder bokføringsloven – vanligvis 5 eller 3,5 år avhengig av type personopplysninger.Så lenge du eller virksomheten du representerer har utestående betaling, og inntil foreldelsesfristen for vårt betalingskrav har utløpt. |
Administrere og svare på henvendelser | Grunnleggende data og andre personopplysninger som inngår i henvendelsen | iv) Epilogs berettigede interesse i å gi god støtte og oppklare spørsmål ved å besvare og håndtere henvendelser og annen kommunikasjon | Inntil seks måneder fra henvendelsen din ble besvart |
Å rekruttere medarbeidere | Grunnleggende data og søkerdata | ii) Behandlingen er nødvendig for å inngå en arbeidsavtale med deg (hvis relevant)iv) Epilogs legitime interesse i å finne en kvalifisert person til stillingen | Inntil seks måneder fra stillingen ble besatt, med mindre du har samtykket til at søkerdataene dine oppbevares lenger eller det er nødvendig å oppbevare søkerdataen for å forsvare eller gjøre gjeldende rettskrav |
Epilog kan også samle inn eller motta andre typer personopplysninger hvis det er nødvendig for å oppfylle formålene som er oppført ovenfor.
I enkelte tilfeller kan Epilog også bruke personopplysningene dine til visse formål som ikke er uforenlige med formålet som opplysningene opprinnelig ble samlet inn eller mottatt for, for eksempel revisjon, analyse, rapportering, innovasjon, tvisteløsning og fusjoner og oppkjøp.
Vær oppmerksom på at Epilog kanskje ikke vil være i stand til å oppfylle den relevante avtalen, vurdere søknaden din eller oppfylle Epilogs eller dine juridiske rettigheter og forpliktelser hvis du motsetter deg Epilogs behandling der ii) og iii) er det rettslige grunnlaget for behandlingen.
4 Hvem vi deler personopplysningene dine med
Epilog kan utlevere personopplysningene dine til følgende kategorier av mottakere, i den grad det er nødvendig for de formålene som er nevnt ovenfor:
v) Til Epilogs leverandører (f.eks. IT-leverandører) som opptrer som databehandlere for de formålene som er nevnt ovenfor. Epilog vil inngå databehandleravtaler med relevante leverandører for å sikre at de ikke behandler opplysningene til andre formål enn det som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
vi) Til myndigheter og tredjeparter dersom det er lovpålagt, for eksempel finansinstitusjoner eller Finanstilsynet; eller
vii) Til Epilogs rådgivere, eiere og andre forretningspartnere i den grad det er nødvendig for å drive Epilogs virksomhet på en måte som er vanlig i vår bransje, noe som også kan omfatte tredjeparter i forbindelse med mulige fusjoner eller oppkjøp av Epilogs virksomhet.
Når du "liker" eller blir medlem på vår Facebook-side eller andre sosiale medier, vil dette bli delt med den aktuelle plattformen. Det samme gjelder all aktivitet på våre sosiale medier, for eksempel innhold du legger ut eller innlegg du liker. Den aktuelle sosiale medieplattformen har egne personvernerklæringer, der du kan finne mer informasjon om behandling av personopplysninger i forhold til slike sosiale medieplattformer.
5 Overføring av personopplysninger utenfor EØS
Epilog kan overføre personopplysningene til noen av Epilogs leverandører og forretningspartnere som befinner seg i land utenfor EØS. Epilog vil sørge for at personvernet ditt er ivaretatt ved å ta i bruk egnede sikkerhetstiltak, såkalte overføringsgrunnlag, for å beskytte personvernet ditt (for eksempel EUs standard kontraktsklausuler). Du kan kontakte oss i henhold til punkt 1 i denne personvernerklæringen dersom du ønsker mer informasjon om slike internasjonale overføringer eller en kopi av overføringsgrunnlaget.
6 Hvor lenge vi lagrer personopplysningene dine
Epilog oppbevarer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene med behandlingen som definert ovenfor. Den konkrete oppbevaringsperioden eller kriteriene som brukes for å fastsette dette tidsrommet er angitt for hver enkelt behandling i tabellen ovenfor.
7 Dine personvernrettigheter
Du har flere rettigheter i forbindelse med Epilogs behandling av personopplysningene dine. Slike rettigheter inkluderer:
Rettighet | Beskrivelse |
Informasjon | Å få mer informasjon om hvordan Epilog behandler personopplysningene dine. |
Tilgang | Å motta en kopi av personopplysningene Epilog behandler om deg. |
Retting | Å be om retting og komplettering av personopplysningene Epilog har om deg. |
Sletting | Å be om sletting av personopplysninger, med mindre det finnes et rettslig grunnlag for oss til å beholde dem. |
Begrensning | Å be om at Epilog begrenser behandlingen av personopplysningene dine. |
Dataportabilitet | Å be om at personopplysningene dine overføres til deg i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format og til å overføre nevnte opplysninger til en annen behandlingsansvarlig uten at vi hindrer dette. |
Innsigelse | Å protestere mot Epilogs behandling av personopplysningene dine. Du har også rett til å protestere mot å bli gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling (hvis relevant). |
Trekke tilbake samtykket ditt | Hvis behandlingen av personopplysningene dine er basert på samtykke, har du rett til når som helst å trekke tilbake samtykket ditt. |
Vær oppmerksom på at disse rettighetene er underlagt betingelser og begrensninger i henhold til personopplysningsloven, inkludert personvernforordningen (GDPR). Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter eller ønsker mer informasjon om vilkårene/begrensningene, kan du kontakte oss via kontaktopplysningene angitt i punkt 1 ovenfor.
Dersom du mener at Epilog behandler dine personopplysninger i strid med gjeldende personvernlovgivning, kan du klage til Datatilsynet. Epilog oppfordrer deg til å kontakte oss før du sender inn en slik klage, slik at vi kan vurdere din innsigelse og oppklare eventuelle misforståelser.
8 Brukerens ansvar for å videreformidle denne personvernerklæringen
Som bruker av vår programvare ber vi deg om å videreformidle denne personvernerklæringen til andre arvinger som du oppgir informasjon om i forbindelse med bruk av programvaren.
9 Endringer i personvernerklæringen
Epilog kan endre denne personvernerklæringen fra tid til annen, når det anses nødvendig eller hensiktsmessig for å sikre at Epilog overholder gjeldende personvernlovgivning. Epilog varsler deg om slike endringer der det er påkrevd under gjeldende personvernlovgivning.